Gestão documental à medida: encontrar o documento certo no momento certo.
A TMG Conseil concebe sistemas de gestão documental quando o Drive, o SharePoint ou uma pasta de rede já não chegam: permissões por equipa, validades, indexação, pesquisa, auditoria e fluxos de validação.
Em resumo
Um sistema de gestão documental à medida centraliza documentos, permissões, pesquisa e validades quando o Drive ou o SharePoint já não chegam. A TMG Conseil define a necessidade, concebe ou escolhe a solução adequada e pode gerir a implementação: indexação, estados, lembretes automáticos e rastreabilidade. Sem fornecedor imposto, a solução serve o fluxo documental real.
Pontos-chave
Quando um sistema de gestão documental à medida se torna relevante.
Um sistema de gestão documental à medida justifica-se quando os documentos representam um risco operacional ou jurídico, quando as permissões variam por equipa, quando as validades têm de ser acompanhadas ou quando a pesquisa documental consome tempo todas as semanas. Não se trata de arrumar PDF, mas de tornar o documento utilizável.
- registo documental estruturado por entidade, cliente, fornecedor ou trabalhador;
- permissões por função, registo de auditoria e histórico das ações;
- datas de validade, lembretes e estados de conformidade;
- pesquisa de texto integral, OCR e filtros de negócio.
Resultados possíveis
A gestão documental está muitas vezes ligada à conformidade e à automatização.
A mesma base documental, utilizações diferentes.Plataforma de subcontratados
Kbis, URSSAF, responsabilidade civil profissional, validades e lembretes.
Automatização de processos
Lembretes e validações quando os documentos mudam de estado.
Software de gestão à medida
Quando o documento é apenas uma parte do fluxo de trabalho.
Gestão documental à medida ou apenas SharePoint e Drive?
O Drive e o SharePoint bastam para partilhar ficheiros. Um sistema à medida torna-se necessário quando são precisas permissões detalhadas, estados, validades acompanhadas e verdadeira rastreabilidade.
Impõem algum software?
Não. Escolhemos a ferramenta adequada ou concebemos a solução. Nenhuma ligação a um fornecedor condiciona a recomendação.
É possível recuperar o conteúdo existente?
Sim. Os documentos e estruturas de pastas atuais são migrados e reindexados segundo uma lógica de negócio clara.